Taula de continguts:
Al llarg de la relació d’un treballador amb un empresari, és possible que es requereixi una reclassificació de l’estat fiscal. Sovint, una empresa contractarà treballadors per contractes. Si la relació esdevé regular i continuada, és possible que l'empresa hagi de convertir el treballador en un contractista independent a un treballador assalariat. La no classificació adequada d’un treballador com a treballador i el pagament d’un impost de nòmina requerit podria sotmetre l’empresa a sancions. Quan es produeixi una conversió, tant l'empresari com el treballador tenen certes responsabilitats.
Pas
Reviseu les directrius del Servei d’Internacionals sobre quan un treballador ha de ser tractat com a empleat en lloc d’un contractista independent (vegeu Recurs 1). Identifiqueu tots els contractistes que han treballat per a vosaltres que rebran un 1099 al final de l’any fiscal i s’hauran de convertir a un W-2 segons les mateixes directrius.
Pas
Notifiqueu al contractista per escrit la necessitat immediata de convertir-lo en un empleat i quina informació d'identificació necessiteu per fer aquest canvi. Documentar la data i l'hora en què es van produir aquests registres al fitxer de l'empleat. Utilitzeu un rebut de correu certificat amb franqueig suficient si envieu l’avís a través del correu de superfície. Mantingueu el rebut segellat pel servei postal dels EUA als vostres registres com a "prova de correu" legal.
Pas
Configureu un nou fitxer d'empleats a la base de dades i al sistema de registre d'empleats. Classifiqueu el contractista que s'està convertint en salari, exempt de salaris o no exempt per hora, en funció del treball implicat i del nivell de responsabilitat que tindrà el treballador. Utilitzeu el vostre ordinador i accés a Internet per revisar les directrius del Departament de Treball dels EUA basades en la Llei de normes laborals justes (vegeu Recurs 2).
Pas
Configureu un pla de pagaments que s’adapti al tipus de classificació habitual dels empleats que es convertirà en el contractista. Establiu els disparadors per al pagament de les hores extraordinàries després de 40 hores de treball setmanals si el nou empleat ha de ser un empleat per hora.
Pas
Exigeixi que el nou empleat completi un formulari W-4 que proporcioni informació individual i exempcions d'impostos que es calculin a l'hora de determinar la retenció de la nòmina. Introduïu el nou empleat a la base de dades dels empleats i al sistema de cronometratge segons sigui necessari.
Pas
Genereu un formulari W-2 completat per al nou empleat abans del 31 de gener de l'exercici anterior, informant sobre els salaris, els impostos retinguts i tota la informació necessària al formulari. Envieu quatre exemplars a l’empleat per obtenir diversos requisits de presentació d’impostos. Manteniu una còpia dels vostres registres empresarials i enviïn una còpia al Servei d’Internacionals i a les autoritats fiscals estatals o municipals, si escau.