Format adequat per a les agendes de reunions

L'objectiu d'una agenda de reunions és assegurar-se que els assistents tinguin una idea de on es dirigeix ​​el debat. També proporciona un calendari temporal perquè tothom sàpiga quan es completarà la reunió. Creeu una plantilla d’agenda de reunions ràpida en el format adequat, de manera que només cal que l’actualitzeu per a cada sessió.

Format de la llista

Quan escriviu una agenda de reunions, heu de formatar-la en una llista numèrica i alfabètica per ordre d'esdeveniments. El format estàndard té la paraula "Agenda" a la part superior de la pàgina. A "agenda", escriviu el nom de l'empresa, la data i l’hora de la reunió. Cada tema principal de l’ordre del dia es prossegueix amb un número o número romà de la següent manera: "I. Introducció, II. Correspondència". En cada categoria principal, afegiu descripcions més detallades precedides d’una lletra per ordre alfabètic. Heus aquí un exemple: "a. Introducció general, b. Introducció de nous membres". Continueu aquesta seqüència per a tots els elements i descripcions de l’agenda.

Esquema

L’esquema bàsic d’una agenda de reunions és, en primer lloc, la introducció, seguida dels minuts de la reunió anterior (recital i aprovació), informes, nous negocis, articles de discussió (per ordre d’importància) i el tancament. Aquesta és una pauta bàsica per a una agenda - per descomptat, podeu afegir els vostres propis articles en l’ordre que preferiu.

Estimacions de temps

També haureu d’incloure les estimacions de temps per a cada element de l’agenda. Utilitzeu blocs de temps en minuts o hores, utilitzant estimacions realistes. El parlamentari de la reunió (normalment un secretari o gerent) pot utilitzar aquestes directrius per mantenir la reunió a la pista. Així, per exemple, podeu afegir "3 minuts" al costat de la línia de presentació i "15 minuts" per a cada discussió.

Responsabilitats

A més de les estimacions de temps de reunió, també cal incloure el nom de la persona responsable de dirigir cada discussió. Si vostè o el gerent és l’única persona que té previst dur a terme la reunió, això no és necessari. Però si teniu diferents membres de l’equip assignats a cada tasca de l’agenda, incloeu els noms. Per exemple, si un secretari està donant els minuts, incloeu el seu nom al costat d'aquest ítem de la llista.