1099 Regles per a despeses reemborsades per un subcontractista

Els contractistes, consultors i autònoms independents s'enfronten a molts reptes professionals, inclòs l'aprenentatge de dominar les normes fiscals complicades. El reemborsament de les despeses comercials vàlides no sol ser imposable al contractista, assumint que compleix les normes de comptabilitat i manteniment de registres adequades.

Els contractistes independents solen actuar com a propis assessors fiscals per navegar per les regles de les deduccions i els reembossaments de les empreses.

Contractistes i empleats

Els contractistes independents difereixen dels empleats amb fins fiscals. En general, l'IRS examina a quin partit té el control sobre el producte de treball i qui és qui pren la decisió per determinar si algú és un empleat o un contractista, tot i que l'IRS pot considerar qualsevol fet i circumstància rellevant. Els contractistes reben quotes concertades per als serveis prestats al client sense retenció a efectes fiscals. Les empreses que paguen un contractista independent de 600 $ o més per als serveis prestats durant l’any han de proporcionar al contractista un formulari 1099-MISC el 31 de gener de l’any següent. Els clients poden reemborsar els contractistes per a despeses comercials raonables, però si ho fan per un volum important de despeses, indica a l'IRS que un contractista era en realitat un empleat amb finalitats fiscals a la sentència sobre ingressos 55-144.

Comptabilitat adequada

Per a la seva devolució de les despeses realitzades per compte d’un client, el contractista proporciona una factura amb la comptabilitat adequada de les despeses al client. La comptabilitat generalment adequada inclou una llista detallada de les despeses i dels rebuts, si així ho sol·licita el client. Assumint que el client reemborsarà despeses comercials vàlides, el contractista no notificarà el reemborsament com a ingrés ni deduirà les despeses com a despeses d’empresa. El reemborsament no es reflectirà al formulari 1099-MISC del contractista.

Comptabilitat inadequada

Si el contractista descarta proporcionar al client una llista detallada de les despeses de negoci, el reemborsament, si es paga, s'inclou com a ingrés al contractista al formulari 1099-MISC. Assumint que el contractista manté registres suficients de les despeses, pot deduir les despeses de l’annex C del formulari 1040.

El manteniment de registres

El contribuent que sol·liciti la deducció, sigui el contractista o l’empresari, ha de justificar les despeses d’empresa. Deseu els rebuts o registres de despeses, com ara xecs cancel·lats o extractes de targetes de crèdit. A més, documenteu els detalls de cada despesa, inclosos els objectius comercials i les parts implicades, com ara els assistents a un menjar. També cal registrar la data de les despeses; on s’ha produït la despesa, inclosa la seu i la ciutat si es tracta d’una despesa de viatge; i una llista detallada de cada despesa.

Subcontractistes

De vegades, els contractistes independents contracten subcontractistes per completar determinats compromisos que poden ser classificats com a empleats o contractistes amb fins fiscals. En aquests casos, els contractistes originals es converteixen en empresaris i han de complir les mateixes normes que regulen el reemborsament de les despeses, tot i que des d'una perspectiva diferent.