Taula de continguts:
- Reemborsaments i ingressos
- Tarifes altes i baixes
- Deduccions dels empleats
- Tarifes de l’exercici fiscal
Quan un empleat viatja per negocis, probablement té algunes despeses deduïbles. Per tal de mantenir la comptabilitat senzilla, el Servei d’Internalitat permet als empresaris pagar i deduir les taxes diàries; el cap només ha de fer un seguiment de les tarifes diaris estàndard per a aliments, allotjament i altres despeses, en lloc de demanar als empleats que rebin els rebuts dels costos reals. Si l’empresari no reemborsa l’empleat, l’empleat pot deduir les despeses reals o les tarifes diaris estàndard.
Reemborsaments i ingressos
Segons l’IRS, un empleat que rep una indemnització diària per a viatges de negocis rep un reemborsament de l’empresari. Qualsevol addició diària per damunt de les despeses comunicades per l’empleat és un ingrés i es presenta al formulari W-2 de l’empleat. Si el salari de l'empleat inclou despeses de viatges de negocis, no hi ha reemborsaments ni deduccions per part de l'empleat i cap ingrés addicional comunicat a l'IRS.
Tarifes altes i baixes
Les indemnitzacions diàries són fixades per l’IRS. Un empleat cobert per aquestes assignacions no necessita fer un seguiment de les despeses individuals, tot i que ha de documentar l'hora, el lloc i el propòsit del viatge. Els empresaris també poden utilitzar tarifes "baixes" que suposin majors despeses en determinades àrees, com ara Alaska o Hawaii. Si s'utilitzen les taxes altes per al viatge d’un empleat, s’ha de tornar a utilitzar per a tots els altres viatges d’aquest empleat durant l’any fiscal. Algunes tarifes baixes són estacionals, de manera que només s'apliquen en èpoques "d'alta temporada" durant l’any en determinades ubicacions: Sedona, Arizona, al març i abril, per exemple, o Miami durant la intensa temporada turística de gener a març.
Deduccions dels empleats
Per als empleats, l’IRS estableix taxes fixes per a determinats despeses de viatge de negocis. Per als àpats, una dotació diària estàndard varia segons el destí del viatge. Una tarifa estàndard també inclou l'ús comercial d'un vehicle, que permet als treballadors evitar el seguiment del gas, les assegurances, l'aparcament, els peatges i tots els altres suplements associats a l'ús d'un cotxe o camió. Els empleats detallen i reclamen aquestes despeses, tant estàndard com actuals, al formulari 2106. El total apareix a l'Annex A, que enumera totes les deduccions detallades per a devolucions individuals. Només l’import que supera el 2% del ingrés brut ajustat és deduïble.
Tarifes de l’exercici fiscal
Per a l'exercici fiscal 2015, a partir de l'1 d'octubre de 2014, les taxes diàries de l'empresari van arribar als 172 dòlars per allotjament i menjar; el dia per a les zones de gran cost va arribar als 259 dòlars. Aquests reembossaments no estan subjectes a retencions o impostos sobre la renda de l’impost sobre la renda, ni tampoc no es reporten al W-2. Les tarifes diàries per a l'allotjament no estan disponibles per a les persones que treballen per compte propi, però poden utilitzar una dotació estàndard per a menjars i una altra per a despeses addicionals en dies que no utilitzen el subsidi. Informen d’aquestes i de les despeses reals com a deduccions de l’Anunci C. Les mateixes normes s’apliquen a qualsevol persona amb una titularitat significativa de l’empresa, que l’IRS defineix com a 10% o més.