Taula de continguts:
- Fonaments de reemborsament de quilometratges
- Taxa de quilometratge estàndard de l'IRS
- Despeses reals
- Altres mètodes
El servei d'ingressos interns permet una varietat de plans de reemborsament de quilometratges diferents. Els empresaris poden reemborsar les despeses reals del vehicle, utilitzar la tarifa de quilometratge estàndard de l'IRS o no reemborsar-ne les despeses. Perquè sigui una despesa vàlida, l'empresa ha de mantenir una prova de la despesa i verificar que les milles estiguessin dirigides a un propòsit comercial.
Fonaments de reemborsament de quilometratges
L'IRS permet a les empreses restituir els empleats i altres representants de la companyia per a viatges de negocis. Si el negoci segueix les directrius de l'IRS, el reemborsament és com a despesa per a l'empresa i un pagament no imposable per a l'empleat. Per ser una despesa vàlida, l'empresa ha de mantenir registres de la despesa i verificar que s’utilitza per treballar. Per ser un pagament no imposable a l'empleat, l'empleat ha de reportar les despeses de manera oportuna i retornar els reembossaments excedents que rep.
Taxa de quilometratge estàndard de l'IRS
El mètode més simple de reemborsament de quilometratges per a una empresa és la taxa de milles estàndard de l’IRS. D’acord amb aquest pla, l’empleat i l’empresari només han de fer un seguiment de quilòmetres recorreguts per a empreses, en lloc de documentar les despeses reals. L'IRS actualitza aquesta tarifa periòdicament per reflectir la mitjana de gasos, manteniment, reparacions, assegurances, llicències, despeses de registre i amortització que es produeixin per milla.
Despeses reals
En comptes de reemborsar-se a la taxa de quilometratge estàndard, una empresa pot optar per reemborsar les despeses reals derivades del vehicle. Això és més intens en termes de detall en comparació amb la taxa de milles estàndard de l’IRS, però pot resultar en un reemborsament més alt si l’empleat condueix un cotxe de luxe o compra una assegurança cara. Sota aquest mètode, l'empleat calcula la quantitat total de gas, manteniment de cotxes, reparacions de cotxes, amortització, quotes de llicència, tarifes de registre i despesa d'assegurança d'automòbil de l'any. A continuació, prorrateja la despesa en funció de la quantitat de milles recorreguda per a les empreses. Per exemple, dir que un empleat va conduir el seu cotxe un total de 10.000 milles durant l'any i 5.000 d'aquests quilòmetres eren per a negocis. Si va incórrer en un total de 10.000 dòlars en despeses de vehicles durant l’any, el seu empresari li podrà reemborsar per 5.000 dòlars, sempre que pugui documentar les despeses.
Altres mètodes
L'IRS permet a les empreses reemborsar les despeses de quilometratge de la manera que vulguin, sempre que conservin la documentació. Alguns empresaris només poden optar per reemborsar l’import real de gasos que s’ha comprat en viatges de negocis. És possible que altres persones no opten per reemborsar les despeses de quilometratge. Si l’empresari només reemborsa una part de les despeses de quilometratge o no suposa cap despesa en quilometratge, l’empleat podrà cancel·lar la part no reemborsada com a deducció detallada del formulari 2106, Despeses d’empresa per a empleats.