Què cobreix el reemborsament de quilometratges?

Els empresaris que demanen als empleats que facin servir els seus propis cotxes per al treball paguen un reemborsament de quilometratge. La raó és simple. Els empresaris poden reclutar i retenir millor els empleats de qualitat compensant-los pel cost de la conducció laboral. El reemborsament de quilòmetres cobreix les despeses associades a l’operació de vehicles de motor, com ara cotxes, furgonetes i vehicles tot terreny.

El reemborsament de quilòmetres només cobreix les despeses realitzades per la feina. Crèdit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Tarifes estàndard de l'IRS

Cada any, el Servei d’Internament d’Inversions fixa una tarifa estàndard per a l’ús comercial dels vehicles. Per exemple, el 2015 la taxa era de 57,5 ​​centaus de dòlar per milla. La taxa de reemborsament s'utilitza per calcular la cancel·lació d'impostos quan no es reemborsen els viatges relacionats amb el treball. La tarifa comercial estàndard cobreix el cost d’explotació d’un vehicle mitjà, inclosa la gasolina, el manteniment i les reparacions, l’assegurança i la depreciació.

Descàrregues de milles no empresarials

Alguns reemborsaments corresponen a la conducció no comercial, però encara es poden beneficiar d’un descompte fiscal. El viatge per motius mèdics o mèdics es podria deduir o reemborsar a 23 centaus de dòlar per milla a partir del 2015. La taxa de conducció quan es realitzen activitats de caritat es determina per llei a 14 centaus de dòlar per milla.

Quilometratge admissible

HR Hero diu que s'han de complir tres criteris perquè el reemborsament del quilometratge pugui qualificar-se com a despesa empresarial. En primer lloc, es pot pagar el reemborsament només per a viatges relacionats directament amb el treball. El desplaçament entre la vostra llar i el lloc de treball normal no és un viatge qualificat. En segon lloc, els empleats han de documentar la conducció relacionada amb el treball. Finalment, un empleat ha de retornar els excedents de reemborsament pagats. Els empresaris no inclouen reemborsaments de quilometratge qualificats com a ingressos, de manera que és totalment exempt d’impostos per al treballador. Un empresari pot escriure l’import com a despesa empresarial.

Registre de devolucions

Els empleats solen mantenir un registre de milles per documentar la seva conducció relacionada amb el treball. Comença amb el primer dia de l'any que el cotxe s’utilitza per a negocis i acaba amb la lectura del quilòmetre d’última hora. Cada entrada ha d’indicar la data, el motiu comercial del quilometratge i el lloc on aneu. S'ha de registrar la lectura del comptaquilòmetres inicial i final. Els empresaris utilitzen aquesta informació per calcular els reembossaments de quilometratge multiplicant les milles impulsades per la tarifa estàndard de l'IRS.

Opció de despeses reals

En general, els empresaris no fan servir les despeses reals del vehicle a causa dels requisits de manteniment de registres. No obstant això, els empleats poden utilitzar les despeses reals si superen l'import del reemborsament. Per utilitzar els costos reals, un empleat ha de tenir un registre de milles i registres de pagaments d’assegurances, compres de gasolina, reparacions i totes les altres despeses del vehicle. Una vegada que l’empleat faci servir les despeses reals, no podrà tornar a utilitzar la tarifa normal si es demana la depreciació accelerada. Només es poden reclamar les despeses en proporció a l’ús comercial del vehicle. Per exemple, si el 25% dels quilòmetres recorreguts en un any tenen relació laboral, el 25% de les despeses reals del vehicle es poden cancel·lar.