Taula de continguts:
- Documents financers
- Documents de identificació
- Documents contractuals
- Registres educatius
- Registres personals
Es pregunta si fa temps per guardar documents? Primer, determineu què és el document. Per exemple, si un document inclou informació monetària, com ara llistats de pagament o declaracions de préstecs, aquests es classificaran sota documents financers. La majoria dels documents financers s’emmagatzemen a l’any i es mantenen durant un nombre d’anys per a una auditoria financera posterior, si cal. Altres categories inclouen identificació, contractual, educativa i personal.
Documents financers
Manteniu ingressos i despeses, factures i altres documents financers, com ara extractes bancaris mensuals, durant un màxim d'un any. No obstant això, en arxivar registres financers a efectes fiscals, haureu de mantenir documents financers personals i comercials, com ara els rebuts, durant un màxim de 10 anys en cas que us auditeu.
Documents de identificació
Un document d’identificació és la prova de l’edat de l’individu i el seu nom de naixement, com ara un certificat de naixement o una llicència de conduir. Aquests documents haurien de mantenir-se per sempre, relativament a la mà, a petició de les autoritats legals. Una llicència no conductora emesa per l’estat també és una forma d’identificació documentada que ha de ser renovada a l’expiració, com una llicència de conduir.
Documents contractuals
Els documents contractuals són acords escrits entre una persona i un tercer per a l'intercanvi o la venda de béns o serveis. Aquests béns o serveis poden ser una casa o un cotxe, que inclogui qualsevol contracte d’arrendament o actes de propietat, o garanties sobre els béns adquirits. En qualsevol cas, un document contractual té una data de venciment o terminació designada per al document, que també pot ser la data designada per descartar el document.
Registres educatius
L’emmagatzematge d’articles de recerca qualificats i similars en una caixa de sabates o en una carpeta plegable pot ser beneficiós per al seu ús posterior en l’arxiu de documents educatius per semestre. Amb el treball arxivat del semestre, un estudiant pot revisar els seus treballs anteriors per a un parcial o final, així com discutir les qualificacions finals si escau.
Per a altres documents educatius, com a pagarés o declaracions de préstec estudiantil, proveu d’arxivar aquests documents a la categoria financera. Això us ajudarà a estar al dia de les obligacions financeres.
Registres personals
Els registres personals són documents com ara un certificat de matrimoni, el títol universitari i els registres mèdics que són peces sensibles i que tenen un valor significatiu. Aquests articles sempre s’hauran d’emmagatzemar en un lloc segur o guardats, ja que aquests elements no es presenten normalment en públic. Un certificat o grau es pot emmarcar i muntar per preservar-lo i mostrar-lo de forma privada a casa o en una oficina.