Taula de continguts:
L’organització dels vostres documents no només conservarà els vostres fitxers importants, sinó que també els protegirà si s’emmagatzemen correctament. A ningú no li agrada la sensació d’estranyar-se pels documents, tirant paper perquè no puc trobar aquest extracte bancari important. Quan organitzeu i envieu els vostres documents, trobar els fitxers importants és ràpid i senzill.
Pas
Calculeu el nombre de carpetes de fitxers, carpetes i separadors de pestanyes que necessiteu. Això depèn de quantes categories de fitxers diferents tingueu. El millor és comprar aquests subministraments després d’haver creat les categories d’arxiu de manera que sàpigues exactament quantes carpetes necessiteu.
Pas
Designeu una superfície o una taula gran per fer les piles de tots els vostres documents. Organitzar els vostres documents és un procés i, per tant, voleu designar una àrea on pugueu fer les piles dels vostres documents ordenats i deixar-los ordenats si no acabes de seguida. Depenent de la quantitat de documents que tingueu, això us pot portar un cap de setmana sencer o, millor, gastar almenys 10 a 30 minuts per dia per organitzar i presentar els vostres documents.
Pas
Organitzeu els vostres documents en munts separats per categories de noms. Per exemple, factures d’aigua en un munt i extractes bancaris en un altre (piles separades per a cada banc).
Pas
Feu una llista de les diferents categories anomenades (empreses o noms de documents) que tingueu una vegada que hàgiu posat tots els vostres documents en piles separades. Per exemple: Banc d’Amèrica, facturació d’aigua, préstec d’automòbils, assegurança de finques públiques, AAA, préstecs d’estudiants, etc. Si tots els vostres documents s’emmagatzemen en un gabinet d'arxius per ordre alfabètic, us facilitarà la cerca dels vostres documents.
Pas
Escriviu cadascun dels noms de les categories a la pestanya de la carpeta de fitxers o en un paper diferent amb pestanyes que separeu i, a continuació, inseriu-les a la pestanya de la carpeta de fitxers penjada.
Pas
Poseu totes les carpetes dels fitxers al gabinet d'arxius per ordre alfabètic. Comenceu a presentar les vostres pila de documents. A mesura que envieu documents a les carpetes adequades, organitzeu els documents en ordre cronològic amb els més recents a la part superior. Consulteu les lleis estatals i federals per saber quant de temps haureu de conservar certs documents importants. Alguns documents, com ara les contribucions de l’IRA, han de mantenir-se permanentment.
Pas
Manteniu una còpia de seguretat de documents importants - o si només voleu tenir els documents de l’any a la vostra disposició (per exemple, amb fins fiscals) - fent carpetes per fer una còpia de les vostres documents. Segons la quantitat de documents que tenir, separar els documents en categories, com ara documents bancaris, factures i inversions. No us oblideu d’etiquetar els separadors de pestanyes de manera que tot el que tingueu a la vostra carpeta sigui fàcilment accessible. Poseu una llista de les categories de pestanyes al davant de la vostra carpeta. També podeu escanejar tots els documents importants i mantenir còpies electròniques com a còpia de seguretat.