Com administrar amb èxit una associació de condominis

No és fàcil fer-se càrrec d'una associació de condominis. Com a empresa o empresa gestora, generalment és responsable del manteniment dels edificis, piscines i altres àrees comunes. També heu de fer complir les normes sobre el que els propietaris poden fer amb la seva propietat i això pot provocar molta controvèrsia. Segons CNNMoney.com, els propietaris paguen entre 100 i 10.000 dòlars anuals per viure en una comunitat gestionada, i això crea una gran pressió sobre l’associació perquè sigui responsable financerament, compleixi els estàndards de manteniment i neteja i millori el valor general de l’associació. condominis.

La gestió eficient de condominis comença amb la planificació estratègica.

Pas

Identifiqueu les operacions clau per a les quals sereu responsables. Utilitzant un programari de processament de text, documenteu les àrees d’obligacions de l’associació de condominis. Poden incloure: manteniment d’edificis, jardineria, piscines, sales d’esbarjo i altres instal·lacions compartides públicament; recollida de les escombraries; neteja d'emergència, com ara la neu o el gel, i la seguretat de la construcció. Tingueu en compte altres àrees de gestió, com ara fer complir les normes comunitàries per als propietaris, respondre a les queixes, celebrar reunions d’associació periòdiques i cobrar quotes mensuals o anuals.

S'espera una acció ràpida per als serveis d’emergència.

Determineu la mà d'obra necessària per operar la instal·lació. Crea relacions amb proveïdors locals per proporcionar els serveis de manteniment. Estigueu preparats per contractar assessorament si es produeixin accions legals.

Un pressupost efectiu ajuda a mantenir les despeses en línia.

Planifiqueu el pressupost anual amb cura. Creeu una plantilla en un programa de full de càlcul, com ara Microsoft Excel. Comenceu amb el major nivell de reparacions, com ara les substitucions de la coberta, i després assigneu-les adequadament per als serveis de neteja, substitució d'asfalt, jardineria, control de plagues, calefacció i aire condicionat, pintura exterior i molt més. Examineu totes les unitats per determinar què és necessari i deixeu reserves per tenir en compte els escenaris de desastres naturals.

Manteniu el manteniment per enriquir el valor del condo.

Documentar un conjunt de normes de reparació i manteniment. Això és crucial per planificar el manteniment a llarg termini de les operacions típiques de construcció. Penseu en el que és "net". Establiu un estàndard per al que considereu necessari per planificar el control de plagues, el servei de calefacció / aire condicionat i altres manteniments regulars. En decidir sobre la urgència de determinades reparacions, reduïu la probabilitat que superareu el vostre pressupost. A més, això us permet centrar-vos en les operacions essencials necessàries per executar la comunitat.

Pas

Sigui el més diplomàtic possible amb els propietaris. Les disputes sobre les normes d'associació poden portar ràpidament a batalles legals. Les reunions d’associació són fòrums oberts perquè els propietaris puguin plantejar problemes. Quan es presentin queixes en persona o per escrit, responen de manera eficient i respectuosa.

Sigues responsable financerament, mantenint un registre de tot.

Documentar i avaluar totes les operacions de manera regular. Una avaluació del vostre pressupost i les vostres operacions per a finals d'any us ajudarà a determinar què ha funcionat i si necessiteu canviar la vostra aproximació l'any que ve. Mantingueu tots els rebuts de manteniment, contractes legals, informació d’assegurances i registres financers junts en un sistema de fitxers organitzat per a futures consultes.