Què és una declaració de conciliació bancària?

Una declaració de conciliació bancària és el mètode utilitzat per individus i entitats per comprovar l'exactitud del seu propi registre de transaccions amb els registres del seu banc. L’ús del registre de transaccions o del registre de la factura de xecs és la font principal per registrar el rebut i el desemborsament d’efectiu a través del vostre compte bancari, mentre que el vostre extracte bancari mensual representa els llibres corresponents del banc. Els dos conjunts de llibres s'han de reconciliar i equilibrar entre ells per tal de detectar elements destacats.

Una declaració de conciliació bancària us mostra les discrepàncies en els vostres registres i en els del banc.

Temps i preparació

Prepareu els vostres estats de conciliació bancària mensualment tan bon punt rebeu el compte bancari.

La declaració de conciliació bancària s’hauria de preparar tan bon punt rebeu el vostre extracte bancari mensual. La ràpida conciliació del extracte bancari al vostre xec assegurarà que els vostres registres es mantinguin actualitzats i que els ajustos es registren en tots dos llibres. Per a la preparació, haureu de segregar dues columnes, una per als vostres llibres (registre de xecs) i l'altra per al extracte bancari.

Reconciliació dels estats financers

El compte bancari s'ha de conciliar amb el registre del llibre de xecs per tal d’arribar a articles oberts que s’hauran d’ajustar.

Per conciliar el compte bancari, heu de comparar el vostre registre de xecs amb el extracte bancari. El saldo final que es mostra al compte bancari ha d’adaptar-se al total correcte considerant totes les diferències temporals i els elements especials que no es reflecteixin al extracte bancari, però que es mostren al registre de verificació. Per tant, s’ha de llistar tots els xecs i dipòsits que s’hagin registrat al registre de xecs, però que encara no es mostren en el compte bancari. Els xecs es descompten del compte bancari i s’afegeixen dipòsits. Qualsevol error en quantitats s'ha d'afegir o restar. El saldo final representa el saldo ajustat del vostre extracte bancari.

Reconcilia el registre del talonari

Ajusteu el registre de la vostra factura de caixa a l’extracte bancari mensual per tal d’aconseguir els saldos ajustats dels dos conjunts de llibres.

El vostre registre de xecs s'ha d’ajustar afegint o restant els elements que apareixen al vostre extracte bancari, però encara no s’ha reflectit al vostre llibre de xecs. En aquest sentit, heu d’afegir els articles rebuts, com ara interessos, transferències bancàries, dipòsits directes i errors al vostre registre de verificació mentre es dedueixen els càrrecs per serveis, les taxes, els descoberts i els errors reservats al vostre compte, però que encara no s’han introduït al registre de verificació. El saldo final representa el saldo ajustat del vostre registre de la factura.

Equilibri i reserva

Notifiqueu al vostre banc qualsevol discrepància.

El saldo ajustat del vostre compte bancari ha de ser igual al saldo ajustat del vostre registre de verificació. Un cop conciliada amb èxit el vostre extracte bancari, heu de rectificar els vostres registres per a qualsevol ajustament assenyalat. Per exemple, si se us ha retornat un xec per fons no suficients (NSF), heu de posar-vos en contacte amb l'emissor del xec de compensació. De la mateixa manera, haureu de notificar immediatament al vostre banc per ajustar els errors o omissions que hagi produït al vostre compte quant a dipòsits o qualsevol altre problema.

Consideracions

Si no es reconcilia ràpidament amb el vostre compte bancari amb el vostre talonari de xecs, es podrien produir pèrdues.

Els titulars del compte són responsables de conciliar ràpidament els seus registres amb els estats bancaris mensuals que se'ls proporcionin. En cas que el titular del compte no notifiqui a un banc un ús indegut o errors, el banc no podrà ser responsable de pèrdues, sobretot si hagin transcorregut 90 dies des de l’enviament del darrer extracte bancari mensual. Aquest tipus d’acord s’inclou sovint en els formularis de comptes signats entre el titular del compte i el banc.