Taula de continguts:
Si teniu una feina que necessita viatjar, ja sigui dins de la vostra pròpia ciutat o estat o fora de l'estat o del país, la vostra empresa tria el mètode de rendició de comptes i el reemborsament d'aquestes despeses. Algunes empreses reembossen les vostres despeses reals, mentre que altres us ofereixen una beca de viatge. Si rebeu una beca de viatge, la vostra obligació tributària depèn de si el vostre empresari té un pla responsable o no responsable. El reemborsament de les despeses reals no és imposable.
Mètodes de reemborsament de viatges
Si heu de viatjar i es considera que aquest viatge està relacionat amb la feina, hi ha diverses maneres en què la vostra empresa us pot recompensar aquestes despeses. Podeu rebre un estipendió de viatge abans del viatge, podeu pagar les vostres despeses i ser reemborsades o rebre un estipulació de viatges que us requereixi documentar les vostres despeses i retornar-ne la part no utilitzada al vostre empresari. La vostra empresa pot optar per proporcionar aquests fons sota un pla responsable o un pla no responsable, o bé pot suposar una part de les despeses a un ritme diürn.
Pla responsable
Si el vostre empresari utilitza un pla responsable, les despeses empresarials realitzades amb el vostre pagament no són imposables com a ingressos, ni estan subjectes a impostos FICA. Un pla responsable ha de complir determinats requisits de l’IRS. Les despeses han de ser relacionades amb el negoci i, en cas contrari, seran deduïbles, per vosaltres, com a despeses de negoci. El vostre empresari ha d’exigir que documenteu les vostres despeses proporcionant la data, l’hora, el lloc, la quantitat i l’objectiu comercial de la despesa en un termini raonable de temps, normalment en els 60 dies.
Totes les despeses requereixen rebuts, tret que es reemborsin en un pla de dietes, per exemple, les despeses de quilometratge. Qualsevol excés de diners que no sigui necessari per al viatge haurà de ser retornat a l'empresa en un termini raonable de temps. Les quantitats no retornades són imposables.
Pla no responsable
Un pla no responsable és aquell que no requereix que el treballador tingui en compte cap de les despeses realitzades amb l’ajut del viatge. Segons aquest tipus de pla, podeu gastar la vostra beca de viatge en qualsevol cosa que escolliu, sense documentació ni explicació, i no heu de retornar la part que no s’utilitza del vostre sou al vostre ocupador. Sota aquest tipus de pla, l’import del vostre estipendis de viatge s’inclou a la vostra base imposable sobre el vostre formulari W-2 i també està subjecte als impostos FICA: Medicare i Seguretat Social.
Despeses per dia
L’IRS té procediments per reemborsar els empleats un tipus fix per a despeses de viatge, com ara menjars, allotjament i quilometratge. Per exemple, el 2011, la taxa de reemborsament de quilometratges de l'IRS va ser de 51 centaus de dòlar per milla. Aquesta tarifa s'ajusta segons la fluctuació dels preus del gas. Segons aquest pla, se us reemborsarà les vostres despeses segons les taxes estàndard establert per l'IRS, per a això heu de proporcionar el motiu de la vostra empresa i el nombre de quilòmetres que heu recorregut.
Si es reemborsen les vostres despeses basant-vos només en la tarifa diària, es considera una despesa comptable i no és imposable. Tanmateix, si superem la tarifa diària i es demana el reemborsament, l’excés d’excés és totalment imposable. Per a qualsevol altre tipus de despeses cobertes per la vostra retribució de viatge per a la qual no hi ha una tarifa diària, si heu de comptabilitzar-lo, no és imposable, però si el vostre cobrament de viatge ho fa i no heu de comptabilitzar-lo ni de tornar-lo. l’excés, aquestes quantitats són imposables i s’incorporen als vostres ingressos.