Regles de commutació de quilometratge

Les empreses poden retornar als empleats les despeses de quilometratge relacionades amb el treball i reclamar una deducció fiscal. Tanmateix, el quilometratge associat al desplaçament habitual de l’empleat no compta com a despesa en quilometratge. Si un empleat no està totalment reemborsat per les despeses de quilometratge, pot reclamar la part no reemborsada com a despesa empresarial del treballador.

Per deduir els reembossaments com a despesa fiscal, les empreses han de mantenir registres de viatges comercials. Crèdit: Hailshadow / iStock / Getty Images

Requisits de reemborsament de quilometratges

L’IRS ofereix algunes pautes perquè les empreses reembossin els empleats amb les despeses de quilometratge. Si es fa correctament, el pagament no es pot aplicar a l'empleat i l'empresa pot deduir-la com a despesa. Per reclamar la deducció, l'IRS requereix que el negoci documenti els detalls de la despesa i verifiqui que el viatge sigui per a fins comercials. Perquè el pagament no sigui imposable a l'empleat, el treballador ha de documentar les despeses relacionades amb el treball i retornar els reembossaments excedents que rep.

Tarifes de reemborsament

La forma més senzilla d’una empresa de reemborsar el quilòmetre dels empleats és utilitzar la tarifa estàndard de l’IRS. Aquesta tarifa està dissenyada per cobrir el cost mitjà del gas, el manteniment del cotxe, les reparacions, les assegurances, el registre i la depreciació. La tarifa és de 56 centaus de dòlar per milla a partir de 2015 i s'ajusta de manera regular. Alternativament, una empresa pot decidir reemborsar només les despeses d’automòbil específiques, com la factura de gas per a un viatge fora de la ciutat. Fins i tot pot optar per no reemborsar el quilometratge.

Què explica el quilometratge?

Perquè el quilometratge sigui deduïble, haureu de conduir o viatjar per a finalitats laborals. Visitar un client, recollir subministraments o viatjar per a una conferència són motius vàlids per reclamar les despeses de quilometratge. No obstant això, l'IR no permet als empleats ni a les empreses deduir el quilometratge implicat en un viatge normal a la feina. Per tenir-ne compte, hauríeu de restar la quantitat de quilòmetres implicats en el vostre viatge normal de treball des del quilometratge indicat. Per exemple, digueu que la vostra llar és un viatge de 10 milles al voltant del vostre lloc de treball habitual. En lloc d’anar al vostre lloc de treball habitual, heu treballat en un lloc del client durant un dia, que era un desplaçament d’un viatge d’altura de 30 quilòmetres. El quilometratge incorregut menys el viatge normal - 20 milles - és reemborsable i deduïble.

Quilometratge no reemborsat

Si heu viatjat a feina i el vostre empresari no us ha reembossat o només us ha reembossat parcialment, podeu reclamar una deducció fiscal de la vostra declaració personal. Els empleats tenen la possibilitat de deduir les despeses de treball i de treball no reemborsades en el model 2106. Malauradament, la deducció és limitada. Les deduccions detallades diverses, com ara les despeses no reemborsades dels empleats, només es poden deduir en la mesura que superin el 2% del vostre ingrés brut ajustat.