Res no arruïna la productivitat del dia més ràpidament que una reunió. Fins i tot els registres més necessaris poden convertir-se en consells mentals. No ha de ser així, i tenim les dades per demostrar-ho.
Els investigadors de Nebraska i Carolina del Sud acaben de publicar un estudi que combina prop de 200 estudis científics sobre reunions de treball. Estaven buscant les maneres més útils d’estructurar reunions abans, durant i després d’aquests. Qualsevol que hagi estat frustrat per un informe d'estat sense finalitats probablement animarà les seves conclusions finals.
"Els líders poden estar més organitzats, començar a temps i fomentar un entorn d’intercanvi segur", va dir el coautor Joseph Allen en un comunicat de premsa. "Els assistents poden venir preparats, estar a temps i participar."
No és poc important que les reunions siguin millors per a tothom. Un estudi va descobrir que els empleats regulars passen unes sis hores cada setmana a les reunions, mentre que els gerents poden quedar enganxats amb una mitjana de 23 hores setmanals. Cap dels consells dels investigadors és radical o difícil; simplement implica respectar el temps de tots.
Abans de la reunió: Avaluar les necessitats actuals, distribuir una agenda i convidar a les persones adequades.
Durant la reunió: Fomentar la contribució, deixar espai per a l'humor, redirigir les queixes i mantenir les discussions centrades.
Després de la reunió: Comparteix els minuts, demaneu comentaris i mireu endavant.
Llegiu més per obtenir una explicació més detallada de cada idea de millora. I si voleu fer un diagnòstic de les vostres pròpies reunions, l’equip d’investigació suggereix que s’introduïx un, només amb vídeo o àudio. Podria ser incòmode, però no és pitjor que una reunió més terrible que es pugui evitar.