Taula de continguts:
Fins i tot si el vostre client manté una còpia de les seves declaracions d'impostos, segueix sent obligat a conservar els seus registres fiscals. El Butlletí del Servei d’Administració d’Inversions Internes 2012-11 afirma que els preparadors d’impostos han de mantenir les declaracions dels impostos, juntament amb la documentació tributària de suport, durant un mínim de tres anys. En determinades situacions, és possible que vulgueu mantenir els registres encara més llargs.
Manteniment de registres
Com a preparador d’impostos, confieu en la informació que us proporcionen els vostres clients sobre la seva situació financera. Això significa que no es fa responsable de les sancions i taxes si el seu client no té veracitat sobre la seva situació fiscal, sempre que hagi actuat èticament. Per això, és responsable de conservar els registres i la documentació fiscals. En el cas d’una auditoria o investigació, l'IRS pot fer la citació d'aquests registres per comprovar si hi ha alguna mala conducta de la vostra part. Si no podeu conservar els registres, podeu patir una penalització de 500 dòlars.
Què cal mantenir
Juntament amb la declaració principal del client, haureu de mantenir una còpia de qualsevol documentació que el client us proporcioni sobre la seva declaració. Assegureu-vos de conservar:
- El formulari principal del client
- Horaris d’impostos complementaris
- Diaris fiscals
- Llista de comprovació de declaració d'impostos preparada pels clients
- Rebuts, estats bancaris, llibres generals o qualsevol altra informació financera subministrada pel client.
L'IRS us permet mantenir la documentació en format físic o electrònic.
Període de temps
L'IRS ho demana els preparadors d’impostos mantenen la informació d’un mínim de tres anys des de la data de presentació de la declaració. Tanmateix, és possible que vulgueu conservar els documents més temps. Tot i que l’estatut de limitacions és de tres anys per a la majoria de declaracions d’impostos, l’IRS té un nombre màxim de limitacions per a circumstàncies especials.
Per exemple, l’IRS pot retrocedir set anys si el contribuent va reclamar una pèrdua de valors inútils i sis anys si el contribuent no va informar més del 25% dels seus ingressos. Tot i que no teniu cap obligació de mantenir registres de més de tres anys, és possible que el vostre client s’ajudi a una investigació de l’IRS a la carretera.