Taula de continguts:
- Utilitzeu un format de carta de negocis
- Respecteu els fets
- Subministrament d’informació necessària
- Inclou documentació de suport
La cancel·lació d'un contracte de compra o de servei, una subscripció o una pertinença per escrit no només és prudent, sinó que també pot ser necessari. Per exemple, heu d'enviar una carta de cancel·lació escrita per a un contracte cobert per la regla de refredament de la Comissió Federal de Comerç. Ja sigui obligatòria o opcional, una carta de negocis ben escrita clarifica la vostra intenció i protegeix els vostres drets legals.
Utilitzeu un format de carta de negocis
Organitzeu la carta tal com ho faríeu amb qualsevol correspondència comercial. Inclou l’adreça, la data, una línia de referència i l’adreça del destinatari per sobre de la salutació. Eviteu fer una salutació genèrica com "A qui li interessi". Si no teniu cap nom, truqueu l’empresa o feu una referència al departament amb una salutació com "Benvolgut gestor de relacions amb el client". Tingueu en compte a la carta que incloeu la documentació de suport afegint una línia de tancament just a sota del tancament en què enumereu el nom de cada document que envieu amb la carta. Utilitzeu un corrector ortogràfic i reviseu la lletra amb cura per assegurar-vos que és exacte i lliure d'errors.
Respecteu els fets
Sigui cortès però ferm en fer una sol·licitud de cancel·lació. Tot i que podeu proporcionar una raó, la FTC diu que això mai no és un requisit per a la cancel·lació. Si us dóna una raó, no critiqueu ni insulteu la companyia. En comptes d'això, adopte un to objectiu i professional i atengui-vos als fets. Inclou les accions que espera que l'empresa prengui després de rebre la carta, com ara suspendre els pagaments bancaris o de crèdit automàtics mensuals. Per exemple, feu una sol·licitud com ara "Aquesta carta us ha de notificar que estic cancel·lant el meu contracte vigent el 20 de gener de 2015. Espero que no farà cap càrrec addicional a la meva targeta de crèdit".
Subministrament d’informació necessària
Incloeu qualsevol informació com ara un compte o un número de fitxer que pot ser que l'empresa necessiti identificar-vos o el vostre compte. Inclogui un xec per al pagament complet si teniu un saldo pendent. Si, en canvi, la cancel·lació comportarà un reemborsament, indiqueu que esperareu un reemborsament en un termini determinat i especifiqueu la quantitat. En cas contrari, inclogui una declaració com "Espero un reemborsament complet dins dels 30 dies". Assegureu-vos que també sol·liciteu una confirmació de cancel·lació escrita mitjançant correu de retorn.
Inclou documentació de suport
Protegiu els vostres drets legals amb la documentació de suport que verifica la compra i el vostre dret de cancel·lació. Per exemple, inclogueu una còpia del contracte en el qual ressalteu el vostre dret de cancel·lació i un rebut o una còpia del xec cobrat. Com a protecció final, la FTC recomana enviar una carta de cancel·lació a través de correu certificat amb un rebut de recepció.