Com presentar les queixes del servei al client

Quan no obtingueu el servei que voleu o desitgeu d'una empresa, és possible que hagueu de presentar una queixa del servei al client. De vegades, aquesta és la vostra única manera de resoldre un problema. Si heu parlat inútilment amb representants de l'empresa, caixers, corresponsals i supervisors, presentar una queixa formal pot solucionar el problema de manera ràpida. Quan estigueu preparats per presentar una queixa, haureu de recopilar informació i seguir els passos i procediments correctes. Les diferents empreses tenen diferents procediments per presentar reclamacions.

De vegades, l’enviament d’una queixa és l’única manera de solucionar el problema

Pas

Truqui a la companyia contra la qual es presenta la queixa i sol·liciti-li el procediment per presentar una queixa del servei al client. Algunes empreses us permeten presentar una queixa en línia i altres empreses voldran que presenteu la vostra queixa per escrit. Seguiu les seves instruccions a la carta. Si heu d’escriure la queixa del servei d’atenció al client, obtingueu l’adreça correcta del departament on hauria d’anar. Esbrineu si la vostra carta ha d’adreçar-se a qualsevol persona que sigui específicament o simplement un departament.

Pas

Recopileu tota la vostra informació. És possible que necessiteu el nom de la persona amb qui vau parlar, si ell o ella era la causa de la vostra queixa. Obtingueu els noms de tots els que vau parlar, inclosos els supervisors. Escriviu el nom del departament i el número de telèfon del departament. Si coneixeu les dates i les hores en què vau parlar amb les persones, inclogueu-les al vostre document. De vegades, podeu passar uns quants dies parlant amb diferents persones que tracten de resoldre la trucada del servei. Escriviu altres detalls sobre la queixa del servei al client.

Pas

Escriviu la vostra carta. Quan escriviu la vostra carta, assegureu-vos que no deixeu de banda cap informació. Escriviu l’ordre en què s’han produït les coses i l’ordre en què heu parlat amb determinades persones. També cal que expliqueu amb detall el tema de la vostra queixa. Proporcioneu el màxim de detalls possible. Incloeu els passos que heu pres per resoldre el problema. Expliqueu per què l'empresa hauria de prendre les mesures necessàries per corregir la vostra situació. Deixeu que l’empresa sàpiga que us esperareu en un futur molt proper.

Pas

Envieu la vostra carta. Inclogueu amb la vostra carta qualsevol fotocòpia de qualsevol document que us ajudi. Deseu una còpia de la vostra carta per als vostres registres. L’empresa hauria de tornar amb vosaltres en un termini raonable. Permeteu-los que tinguin entre 10 i 15 dies per respondre. És possible que vulgueu enviar una còpia de la vostra carta a tothom amb qui heu parlat o, com a mínim, al supervisor del departament pertinent.

Pas

Seguiment amb l’agència corresponent. Si trobeu que no podeu resoldre el vostre problema, és possible que hàgiu de posar-vos en contacte amb la Comissió Federal de Comerç (FTC), la Better Business Bureau, una agència d'informes de crèdit o fins i tot l'oficina del fiscal general. També tindran els seus propis procediments per registrar les queixes.