Implicacions fiscals del reemborsament de despeses a través de la nòmina

El Servei d'ingressos interns permet als empresaris reemborsar als empleats les despeses empresarials incorregudes per la feina. Sota un pla responsable, aquests reemborsaments de despeses són lliures d'impostos per al treballador. Si es tracta d'un pla no responsable, es considera que els pagaments són salaris. Si els reembossaments s’emeten a través de la nòmina, això significa que formen part d’un pla no responsable i l’empleat pagarà impostos sobre els reemborsaments.

Home en vestit bombant gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Despeses d’empresa per a empleats

Com a representants de l’empresa, els empleats tendeixen a incórrer en despeses d’empresa mentre treballaven. Conduir per conèixer un client, recollir alguns subministraments d'oficina o portar un client a l'esmorzar són totes les despeses de negoci que poden ser reemborsades per l'empresari. Per documentar i justificar despeses, els empleats haurien de guardar còpies dels rebuts en fer compres comercials. L'IRS permet als empresaris reemborsar els empleats a la milla per viatjar en cotxe, de manera que els empleats poden mantenir un registre detallat dels viatges de negocis en lloc de desar els rebuts de gas.

Plans responsables i no responsables

Quan els empresaris reembossen els empleats per a despeses de treball, ho fan sota un pla responsable o un pla no responsable. Un pla responsable és aquell en què l’empleat proporciona la documentació oportuna de les despeses i retorna els reembossaments excedents. L’empresari comprova que la despesa tenia una connexió comercial i conserva una còpia de la documentació. Sota un pla responsable, el reemborsament de les despeses no és ingrés. En comptes d'això, és un reemborsament sense despeses de les despeses a l'empleat.

Emissió de xecs en un pla responsable

Si teniu un pla responsable, els reembossaments de despeses no s’hauran de processar a través de la nòmina. En comptes d'això, demaneu als empleats que recullin periòdicament la documentació de les despeses i, a continuació, emeti una verificació de reemborsament de despeses. Aquests pagaments s'han de registrar com a despeses d’empresa. Per exemple, si retalleu a un empleat un xec de reemborsament de quilometratges per un import de 50 dòlars, aquest $ 50 s'hauria de registrar com a despesa en quilometratge. La vostra empresa podrà cancel·lar aquestes despeses en la seva declaració d'impostos sobre el negoci, de manera que mantingueu còpies de formularis de milles i rebuts per justificar la despesa.

Processament de nòmines per a plans no responsables

Si l’empresari no compleix les regles d’un pla responsable, opera sota un pla no responsable. De vegades, un empresari implementa deliberadament un pla no responsable per minimitzar el manteniment de registres. Per exemple, una empresa pot optar per donar als empleats 500 $ cadascun per cobrir les despeses de menjar i quilometratge per a una formació empresarial anual i no requerir rebuts. En aquest cas, els reembossaments de despeses es consideren realment salaris i els empleats els pagaran impostos.

Atès que es consideren salaris, els reembossaments de despeses sota un pla no responsable haurien de ser processats a través de la nòmina. D'aquesta manera, l'empresari pot retenir els impostos federals, estatals i de nòmines. Al final de l’any, els reembossaments de despeses s’anunciaran com a salari al Formulari W-2 de l’empleat.